Una hoja que solo entiende su autor
Columnas de colores, pestañas por mes y una versión distinta en el ordenador de cada uno. Nadie se atreve a tocarla por si rompe algo.
Operaciones
El horario de tu equipo, no una hoja de cálculo
Da de alta a tu equipo con su horario semanal, sus vacaciones y los festivos que os afectan. A partir de ahí, Holidario sabe quién puede trabajar cada día y el reparto de limpiezas deja de asignar trabajo a quien está de baja.
- de horario por persona, hora a hora
- 7 días de horario por persona, hora a hora
- de vacaciones al año por defecto
- 30 días de vacaciones al año por defecto
- de ausencia con aprobación
- 5 tipos de ausencia con aprobación
Semana del 11 al 17
3 personas
Horario semanal
ago · 3 personas
L
M
X
J
V
S
D
Ana R.
09–14
09–14
09–14
09–14
Marc S.
10–18
10–18
10–18
10–15
Lucía P.
08–13
Vacaciones
Jornada
Ausencia aprobada
Festivo
Día libre
El coste de llevarlo aparte
El horario real vive en la cabeza de alguien
Los horarios están en una hoja, las vacaciones en un correo y los festivos en la memoria de quien lleva el equipo. Cuando hay que repartir trabajo, esa información no está donde se necesita.
Vacaciones aprobadas por WhatsApp
Se piden en un chat y se aprueban con un «vale». Dos meses después nadie recuerda cuántos días quedan ni quién dijo que sí.
Trabajo asignado a quien no está
La limpieza del jueves va a quien lleva tres días de baja. Se descubre el jueves, cuando ya no hay a quién llamar.
Cómo se monta
Se configura una vez y lo usa todo lo demás
El módulo de personal no es un fin en sí mismo: es la fuente de la que beben el reparto de limpiezas y las incidencias.
01
Da de alta a tu equipo
Cada persona tiene su puesto, su fecha de alta, su oficina y su estado. Un usuario del equipo pasa a ser también empleado.
Puesto, oficina y estado
02
Define su horario semanal
Marcas qué días trabaja y a qué hora empieza y acaba cada uno. Los siete días se configuran por separado, porque los fines de semana no son iguales.
Hora de inicio y de fin por día
03
Añade ausencias y festivos
Las ausencias se piden con fechas y tipo, y se aprueban o se rechazan. Los festivos legales y los días de cierre propios van al calendario del equipo.
Pendiente, aprobada o rechazada
04
El reparto lo tiene en cuenta
Cuando pides el reparto de limpiezas, solo entran las personas que ese día trabajan y no están ausentes. No hay que avisar de nada.
Sin duplicar información
Disponibilidad
«Puede trabajar el jueves» es un cálculo
No es un campo que alguien marque a mano: se deduce cada vez del horario de esa persona, de sus ausencias aprobadas y del calendario de festivos.
Qué decide una fecha
jue 14 · Ana R.
Horario semanal
Ausencias aprobadas
Festivos del equipo
Disponible el jueves
entra en el reparto
Un solo sitio que cambiar
Cuando alguien cambia de horario, lo cambias en su ficha. No hay una segunda lista que actualizar ni un aviso que mandar.
Lo usa el reparto y el planificador
El reparto de limpiezas y el planificador de turnos leen la misma disponibilidad: ninguno de los dos te deja poner trabajo a quien está de baja o de festivo.
Y se puede ignorar a propósito
Para un reparto de urgencia puedes pedir que no mire los horarios. Es una decisión explícita, no un descuido.
Histórico
Cambiar un horario no borra el anterior
En verano se trabaja distinto que en noviembre. Cada horario tiene fecha de inicio y, si toca, fecha de fin, así que la temporada pasada se sigue leyendo como fue.
Un cambio de jornada crea una versión nueva a partir de la fecha que digas, en lugar de sobrescribir la anterior. Eso importa cuando alguien pregunta qué horario tenía Ana el 14 de agosto y la respuesta tiene que ser exacta.
Horarios de Ana R.
tres versiones
mar
may
jul
sep
nov
Temporada baja
L–V · 09–14
Temporada alta
L–S · 10–18
Vuelta a la baja
L–V · 09–14
Temporada baja
L–V · 09–14
mar → jun
Temporada alta
L–S · 10–18
jun → sep
Vuelta a la baja
L–V · 09–14
sep → nov
Entra en vigor en una fecha
El horario nuevo empieza a aplicar el día que indiques, no el día que lo guardas.
Lo anterior sigue consultable
Los repartos ya hechos se explican con el horario que estaba vigente entonces.
Ausencias
Se piden, se aprueban y quedan escritas
Cada ausencia tiene fechas, tipo y estado. Mientras está pendiente no bloquea nada; en cuanto se aprueba, esa persona desaparece del reparto de esos días.
De serie cada persona tiene 30 días de vacaciones pagadas al año, y puedes ajustarlo por ficha si sus condiciones son otras. Las ausencias rechazadas también quedan registradas, con su motivo.
Vacaciones pagadas
Las de todos los años. Se descuentan del saldo anual de esa persona, que arranca en 30 días.
Baja médica
Se registra con sus fechas y no toca el saldo de vacaciones. Es la que más urge tener al día.
Permiso por maternidad o paternidad
Ausencias largas que conviene tener puestas con antelación para que el reparto ya cuente con ellas.
Sin sueldo y otros
Permisos no retribuidos y cualquier caso que no encaje en los anteriores, con notas para explicar el contexto.
Lo demás del módulo
La ficha de cada persona, completa
Estado de cada empleado
Activo, inactivo, de baja, suspendido o dado de baja definitiva. Solo quien está activo entra en los repartos.
Registro de jornada
Fichajes de entrada y salida con hora y notas. No se puede fichar en un día no laborable, estando de baja o de festivo, ni más de quince minutos antes del turno.
Oficinas
Asocia cada persona a una oficina para organizar equipos repartidos en varias zonas.
Empresas externas
Las empresas de limpieza se gestionan junto al equipo interno, con su propio límite de tareas por día.
Calendario del equipo
Festivos legales y días de cierre propios, cada uno con sus fechas. Aplican a todo el equipo a la vez.
Notas en la ficha
Contexto que no cabe en un campo: preferencias, acuerdos o cualquier cosa que convenga recordar.
Dudas
Preguntas frecuentes
Este módulo tiene sentido junto al planificador de limpiezas: es el que decide entre quién se puede repartir el trabajo de cada día.
Ver planificador de limpiezas-
Solo a quien vaya a recibir trabajo o fichar. Un usuario puede estar en el equipo sin ser empleado si únicamente entra a consultar.
-
El horario semanal es el patrón habitual y se puede versionar por fechas. Para excepciones puntuales lo práctico es registrar la ausencia o reasignar esas tareas a mano.
-
Se registran con fechas, tipo y notas, y llevan estado: pendiente, aprobada o rechazada. Solo las aprobadas afectan al reparto; mientras están pendientes no bloquean nada. Quien gestiona el equipo las aprueba desde la ficha, no hay un flujo de solicitud desde el móvil del empleado.
-
Se dan de alta en el calendario del equipo, distinguiendo entre festivo legal y cierre propio de la empresa. Así podéis tener los vuestros sin depender de una lista genérica.
-
Sí. Si subcontratas toda la limpieza, das de alta las empresas externas y no necesitas fichas de empleado para repartir.
Empieza por el horario
Sube el horario de tu equipo y deja de repetirlo
Da de alta a las personas con sus días y horas, añade los festivos y prueba a pedir un reparto. Verás enseguida a quién estaba asignando trabajo tu hoja de cálculo.
Horario por día de la semana
Ausencias con aprobación
Conectado al reparto de limpiezas